Sally AI Erfahrungsbericht

Volksbank eG

500+ Mitarbeiter

Sally übernimmt bei der Volksbank die Dokumentation ganztägiger Gremien- und Vorstandssitzungen, DSGVO-konform und ohne dass ein Mitarbeitender den ganzen Tag mitprotokollieren muss.

Manuel Korreck

Unternehmensentwicklung

Volksbank Sauerland eG

Als genossenschaftliche Regionalbank betreut die Volksbank Privat- und Firmenkunden und arbeitet in einer Gremienstruktur mit regelmäßigen Vorstands- und Board-Sitzungen.

Problem vor Sally

Die Volksbank arbeitet mit einer Gremienstruktur, in der sich drei Gremien regelmäßig zu ganztägigen Sitzungen treffen, teils in Präsenz, teils hybrid, teils vollständig digital. Die Dokumentation dieser Board-Sitzungen war aufwändig: Von zwei Mitarbeitenden moderierte einer, während sich der andere den kompletten Tag freihalten musste, nur um zu protokollieren. Wertvolle Arbeitszeit floss so in die reine Mitschrift statt in die inhaltliche Arbeit.

Ziel

Im Rahmen der Frage, wo sich KI in der Bank sinnvoll einsetzen lässt, standen Protokollerstellung und Meeting-Zusammenfassung ganz oben. Ziel war es, bei gleichbleibender oder besserer Qualität der Zusammenfassungen auf den zweiten, rein protokollierenden Kollegen verzichten zu können. Wichtig war der Bank außerdem, dass die Lösung höchste Datenschutzstandards erfüllt.

Lösung

Die Bank verglich verschiedene Lösungen, unter anderem eine bereits in ihrer IT-Umgebung verfügbare Standardlösung, und entschied sich bewusst für Sally. Zwei Gründe gaben den Ausschlag:

Qualität und Umfang der Zusammenfassung: Sally liefert unmittelbar ein starkes Ergebnis, ohne dass zusätzliche Add-ons oder eine nachgelagerte Optimierung des Transkripts nötig sind.
Definierte Einblicke und Vorlagen: Damit erstellt das Team Protokollvorlagen, deren Output den bestehenden Bank-Protokollen sehr nahekommt und die Qualität der Meeting-Zusammenfassung steigert.

Ein weiterer Pluspunkt ist, dass Sally auch hybrid funktioniert und Teilnehmer im Raum wie online Zugeschaltete gleichermaßen zuverlässig erfasst.

Ergebnis

Nach der Einführung von Sally verbreitete sich das Tool in der Bank fast von selbst: Zuerst nutzten es die Bord-Leiter für ihre ganztägigen Sitzungen, dann folgten weitere Führungskräfte. Über einen Sicker-Effekt setzte es sich durch, denn wer das Ergebnis einmal gesehen hatte, wollte nicht mehr ständig mitschreiben.

Für die interne Use-Case-Rechnung beziffert die Bank rund 75 % Zeitersparnis: etwa 70 % durch den Wegfall von Mitschrift und Protokoll sowie rund 5 % Qualitätsgewinn, weil sich die Moderation voll auf die Diskussion konzentrieren kann. Nutzbare Protokolle inklusive Aufgabenliste liegen oft schon ein paar Minuten nach dem Meeting vor. Aus dem Feedback der intensiven Nutzer: Was früher eine Stunde am Protokoll bedeutete, ist heute nach rund 5 Minuten Feinschliff verteilt.

Manuels Rat an alle, die Sally erwägen: „Man muss es selbst testen. Die vierwöchige Testphase ist Gold wert, weil man ohne große Verpflichtung aus erster Hand sieht, wie viel Zeit die Anwendung im Alltag spart.“

Manuel Korreck

Unternehmensentwicklung

Volksbank Sauerland eG

Als genossenschaftliche Regionalbank betreut die Volksbank Privat- und Firmenkunden und arbeitet in einer Gremienstruktur mit regelmäßigen Vorstands- und Board-Sitzungen.

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