Sally AI Erfahrungsbericht

BüchnerBarella

Name: BüchnerBarella — Sally AI Erfahrungsbericht
Item: Sally
Rating: 5
Author: Lujain Abou Assali

500+ Mitarbeiter

Pro Kick-off entfallen rund eineinhalb Stunden Protokollarbeit, und statt Diktiergeräten für 500 Euro pro Stück reicht das Handy. Jetzt geht Sally an rund 200 Mitarbeitende.

Lujain Abou Assali

Teamleitung IT

BüchnerBarella

BüchnerBarella gehört seit 1922 zu den führenden technischen Industrie-Versicherungsmaklern in Deutschland und sichert mit mehr als 500 Expertinnen und Experten an 20 Standorten Unternehmen ab.

Problem vor Sally

Kundenberater und andere Fachbereiche kamen immer wieder mit derselben Frage auf die IT zu: Warum dauert die Protokollierung eines Gesprächs noch immer drei bis vier Stunden, obwohl längst KI im Einsatz ist? Bis dahin wurden Gespräche mit Diktiergeräten aufgenommen, die pro Stück rund 500 Euro kosteten. Anschließend tippten Assistenzkräfte das Diktat ab.

Ein selbst gebauter Prozess brachte keine echte Entlastung: mit dem iPhone aufnehmen, die Datei an den Rechner schicken, in Word transkribieren und das Transkript der internen KI für ein Protokoll übergeben. Die Ergebnisse überzeugten nicht, weil die Sprecher nicht erkannt wurden, und der manuelle Aufwand blieb zu hoch.

Ziel

Protokolle sollten nicht länger Stunden kosten. Mit KI wollte BüchnerBarella zwei Dinge erreichen:

Kosten senken: Keine Diktiergeräte mehr für rund 500 Euro pro Stück, die beschafft, verwaltet und gewartet werden müssen, und kein Abtippen von Diktaten durch Assistenzkräfte.
Zeit freischaufeln: Statt drei bis vier Stunden Protokollarbeit nach einem Gespräch sollte die Zeit wieder in Kundengespräche und die eigentliche Arbeit fließen.

Die Voraussetzungen: Die Lösung musste als App auf dem Handy laufen, das ohnehin immer dabei ist, auch im Auto. Und sie musste datenschutzkonform sein, eine Anforderung, die keiner der großen Anbieter überzeugend erfüllte.

Lösung

Ein Kollege mit viel Erfahrung im KI-Umfeld empfahl Sally. Lujain testete die App zunächst privat und war von der einfachen Bedienung überzeugt: ein Knopf, und die Aufnahme läuft. Nach der Demo stellte das Sally-Team Testlizenzen bereit und begleitete einen Proof of Concept mit mehreren Use Cases:

Besuchsberichte und Jahresgespräche: Sally fasst die Gespräche strukturiert zusammen.
Messen und Außentermine: Gespräche lassen sich per App schnell aufnehmen und sind sofort gespeichert.
Microsoft 365: Sally lässt sich anbinden, aus den Ergebnissen entstehen direkt To-dos.
Eigene Vorlagen: Seit Sally 2.0 erstellt das Team Templates mit eigenen Prompts.

Den Ausschlag gab der Datenschutz. Wie bei jeder neuen Software ging der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) an den Datenschutzbeauftragten, der ihn bei Bedarf zusammen mit einem externen Dienstleister prüft. Seine Rückmeldung: endlich einmal ein AVV, an dem es nichts zu beanstanden gibt. Er wollte ihn sogar als Vorlage speichern, um ihn anderen SaaS-Anbietern als Musterexemplar zur Verfügung zu stellen. Für Lujain war das ein klares Signal: Wer beim Datenschutz so sorgfältig arbeitet, arbeitet auch beim Produkt sorgfältig. Damit fiel der Startschuss.

Auch die Zusammenarbeit überzeugte: Die Beratung war von Anfang an persönlich, verlässlich und immer erreichbar. „Wir legen großen Wert darauf, wie wir mit Dienstleistern arbeiten, weil wir selbst Dienstleister sind“, so Lujain.

Ergebnis

Nach dem Proof of Concept hat sich BüchnerBarella für Sally entschieden und rollt es jetzt an rund 200 Mitarbeitende in Außendienst, Vertrieb und Führung aus. Diktiergeräte für rund 500 Euro pro Stück muss das Unternehmen nicht mehr anschaffen, das Handy reicht.

In der IT läuft Sally bereits bei Kick-offs und Workshops mit. Die rund eineinhalb Stunden Nacharbeit fürs Protokoll nach jedem Kick-off entfallen, und niemand muss mehr mitschreiben.

Lujains Rat an alle, die Sally erwägen: „Erst einmal einen guten Onboarding-Termin machen und unbedingt die Templates nutzen, die sind ein echter Game Changer.“

Lujain Abou Assali

Teamleitung IT

BüchnerBarella

BüchnerBarella gehört seit 1922 zu den führenden technischen Industrie-Versicherungsmaklern in Deutschland und sichert mit mehr als 500 Expertinnen und Experten an 20 Standorten Unternehmen ab.

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