KI-Tools für Insolvenzverwalter: Der vollständige Guide für 2026

Die Insolvenzverwaltung gehört zu den dokumentenintensivsten, rechtlich sensibelsten und fristgebundensten Berufsfeldern in der Rechts- und Finanzbranche. Während andere Branchen Automatisierung und KI-gestützte Prozesse längst integriert haben, arbeiten viele Insolvenzkanzleien und -verwaltungen noch immer überwiegend manuell – und das ausgerechnet dort, wo die Kosten fehlender Informationen oder schlecht gemanagter Kommunikation am höchsten sind. In unserem Unternehmen arbeiten wir mit Rechts- und Finanzfachleuten unterschiedlichster Verfahrenskomplexität zusammen, und Insolvenzverwalter zählen regelmäßig zu den Berufsgruppen, die am stärksten von gezielter KI-Integration profitieren.

Die zentrale Spannung in der Insolvenzverwaltung liegt darin, dass jedes Verfahren eine große Dokumentenoberfläche erzeugt – Verträge, Gerichtseingaben, Gläubigerkorrespondenz, Schuldnerbefragungen, Vermögensverzeichnisse –, während das Team, das diese Dokumente bearbeitet, selten proportional mit dem Caseload wächst. Fristen, die an Insolvenzgerichte und Gläubigerausschüsse gebunden sind, sind starr und unerbittlich. Stakeholder-Kommunikation muss lückenlos dokumentiert und nachweisbar sein. Und vor allem: Die Ergebnisse der Arbeit fließen in rechtsverbindliche Entscheidungen ein, in denen „wir dachten, das hätten wir notiert" schlicht keine akzeptable Antwort ist.

Die Schmerzpunkte der Branche sind bekannt. Der Dokumentationsdruck ist permanent: Verfahrensentscheidungen, Gläubigerkommunikation und interne Koordination müssen zuverlässig erfasst werden, um Streitigkeiten und Nacharbeiten zu vermeiden. Informationsverlust in Meetings ist ein spezifisches, häufig unterschätztes Risiko – Gespräche mit Gläubigern, Schuldnern und potenziellen Käufern sind reich an Zusagen und Nuancen, die ohne strukturierte Protokollierung verloren gehen. Das Follow-up zu Aufgaben betrifft mehrere Parteien gleichzeitig: Dokumentenanfragen, Einreichungsfristen bei Gerichten, Terminabstimmungen mit Rechtsanwälten und Käufern. Die schiere Menge an Verträgen, Schriftstücken und Korrespondenz erzeugt einen Prüfaufwand, der sich mit Personaleinsatz allein nicht skalieren lässt. Und weil die Ergebnisse direkt in Rechtsunterlagen einfließen, sind Nachvollziehbarkeit und Verteidigbarkeit keine optionalen Zusatzanforderungen – sie sind Grundvoraussetzung.

In diesem Artikel stellen wir sechs KI-Tools vor, die diese Herausforderungen gezielt adressieren, und schließen mit einer Empfehlung für einen kohärenten, praxistauglichen KI-Tool-Stack für die Insolvenzverwaltung.

Die besten KI-Tools für Insolvenzverwalter

Sally AI – Aus Gläubigergesprächen werden strukturierte Verfahrensdokumente

Eine der hartnäckigsten und am wenigsten diskutierten Ineffizienzen in der Insolvenzverwaltung spielt sich nach dem Meeting ab. Gespräche mit Gläubigerausschüssen, Befragungen von Schuldnern und interne Fallbesprechungen sind informationsreiche Touchpoints – aber die Qualität dessen, was festgehalten wird, hängt vollständig davon ab, wer im Raum war und wie aufmerksam diese Person mitgeschrieben hat. Wenn sich ein Verfahren über 18 Monate erstreckt und das Team rotiert, ist das kein marginaler Verwaltungsfehler – es ist ein reales Übergabe-Risiko.

Sally AI löst dieses Problem, indem das Tool strukturierte Meeting-Zusammenfassungen erstellt und Aufgaben automatisch erkennt und zuweist. Statt auf die Notizen einer einzelnen Person angewiesen zu sein, entsteht ein gemeinsamer Verfahrensnachweis, der von allen Beteiligten abgerufen, verfolgt und weiterentwickelt werden kann. Ein konkretes Beispiel aus der Praxis: Ein Gläubigerausschuss-Telefonat erzeugt vier Aufgaben – eine Dokumentenanfrage an die Rechtsanwälte des Schuldners, eine Fristkontrolle für den Vermögensbewertungsbericht, eine Nachverfolgung einer strittigen Forderung und eine interne Aufgabe zur Aktualisierung des Verteilungsmodells. Ohne strukturiertes Logging verteilen sich diese Aufgaben auf persönliche Posteingänge und Erinnerungen. Mit Sally AI werden sie erfasst, zugeordnet und an einem Ort gebündelt sichtbar. Bei langwierigen Verfahren mit komplexen Stakeholder-Strukturen ist das kein Komfort-Feature – es ist ein Instrument des Risikomanagements.

Stretto Conductor – Gläubigerkommunikation im großen Maßstab managen

In größeren Insolvenzverfahren ist die Kommunikation mit Stakeholdern nicht nur häufig – sie ist strukturell komplex. Gläubiger befinden sich in unterschiedlichen Jurisdiktionen, werden von verschiedenen Rechtsanwälten vertreten und haben unterschiedliche Kommunikationswege. Statusmeldungen, Forderungsbestätigungen und Verfahrensankündigungen müssen präzise und fristgerecht hinausgehen. Wer das manuell in einem Verfahren mit hohem Gläubigervolumen abwickelt, riskiert Engpässe und inkonsistente Kommunikation – mit potenziell rechtlichen Konsequenzen.

Stretto Conductor ist eine KI-gestützte Plattform, die speziell für die Kommunikations- und Rechercheprozesse komplexer Insolvenzverfahren entwickelt wurde. Sie reduziert den manuellen Aufwand bei der Koordination großer Gläubigerpopulationen durch strukturierte Kommunikations-Workflows und schnellen Zugriff auf Verfahrensinformationen. Ein Beispiel: Bei einem Verfahren mit über 300 Gläubigerparteien, die sich alle in unterschiedlichen Phasen des Forderungsverfahrens befinden, ermöglicht Stretto dem Verwaltungsteam, die Kommunikation zu koordinieren, ohne den Personalbestand proportional aufzustocken. Für Verwaltungen, die bisher auf Tabellenkalkulationen und gemeinsame Posteingänge gesetzt haben, ist der operative Gewinn erheblich.

Relativity aiR – Verteidigungsfähige Dokumentenprüfung in großem Umfang

Das Dokumentenprüfungsproblem in der Insolvenzverwaltung lässt sich einfach beschreiben und ist manuell erschöpfend zu lösen: Verträge, Korrespondenz, interne Kommunikation und behördliche Einreichungen häufen sich schnell an, und jedes Dokument im Datenbestand kann rechtlich relevant sein. Die Priorisierung, welche Dokumente eine eingehende Prüfung erfordern, welche schnell verarbeitet werden können und welche Mandatsgeheimnis- oder Datenschutzfragen aufwerfen, erfordert traditionell große Teams und lange Zeiträume.

Relativity aiR bringt KI-gestützte Dokumentenprüfung in einen revisionsfähigen, rechtlich verteidigbaren Workflow. Die Funktionen umfassen schnelleres Dokumenten-Triage, die Erkennung privilegierter oder datenschutzrelevanter Inhalte sowie generative Prüfungsworkflows, die die Nachvollziehbarkeit wahren, die für gerichtliche Eingaben und Gläubigerbescheide erforderlich ist. Das entscheidende Unterscheidungsmerkmal ist die Verteidigbarkeit: Anders als generische KI-Tools, die ohne Prüfpfad klassifizieren, ist Relativity aiR für juristische Standards ausgelegt. Konkret bedeutet das: Ein Insolvenzverwalter, der einen Datensatz mit mehreren tausend E-Mails und Verträgen im Zusammenhang mit einem strittigen Vermögensverkauf prüft, kann aiR nutzen, um relevante Kommunikationsstränge zu identifizieren, Vertraulichkeitsrisiken zu erkennen und einen Prüfungsnachweis zu erstellen, der einer rechtlichen Überprüfung standhält. Für Insolvenzverwalter, die regelmäßig mit Vermögensverfolgungsszenarien oder insolvenznahen Betrugsfällen konfrontiert sind, ist diese Funktion besonders wertvoll.

Litera Kira – Vertragsanalyse für Asset-Sales und Pflichtenerkennung

Asset-Sales sind ein zentraler Verfahrensabschnitt in vielen Insolvenzverfahren, und das kommerzielle Risiko, das in Mietverträgen, Lieferantenverträgen und Transaktionsdokumenten konzentriert ist, wird oft unterschätzt – bis es im schlechtesten Moment sichtbar wird. Die manuelle Prüfung von Dutzenden oder Hunderten von Verträgen auf Change-of-Control-Klauseln, Kündigungsauslöser, Abtretungsrestriktionen und offene Verpflichtungen ist langsam, teuer und abhängig von der Sorgfalt des jeweiligen Prüfers.

Litera Kira wendet hybride KI an, um spezifische Klauseln und Datenpunkte aus Verträgen in großem Maßstab zu extrahieren – und damit Red-Flag-Reviews über ein umfangreiches Vertragsportfolio in einem Bruchteil der manuellen Zeit durchführen zu können. Für einen Insolvenzverwalter, der ein Unternehmen auf den Verkauf vorbereitet, kann Kira das Mietvertragsportfolio des Zielunternehmens verarbeiten und Abtretungsrestriktionen sowie Vermieter-Zustimmungsanforderungen identifizieren, bevor sie zu Deal-Blockern werden. Das Ergebnis ist ein strukturierter Datensatz mit markierten Klauseln – nicht ein Stapel kommentierter PDFs –, der den Due-Diligence-Prozess beschleunigt und das Risiko übersehener Verbindlichkeiten reduziert. In Verfahren, in denen Verkaufsfristen gerichtlich vorgegeben sind, hat diese Geschwindigkeit direkten Einfluss auf das Ergebnis.

BRYTER – Wiederkehrende Rechtsprozesse und Forderungsbearbeitung standardisieren

Ein erheblicher Teil des administrativen Aufwands in der Insolvenzverwaltung ist rechtlich nicht komplex – er ist repetitiv. Aufnahmeformulare, Forderungsberechnungen, Freigabeprozesse und standardisierte Gläubigerantworten verbrauchen signifikante Kapazität und erzeugen Inkonsistenz, wenn sie im Team ad hoc abgewickelt werden. Dieser administrative Overhead konkurriert direkt mit der materiellen Rechts- und Wirtschaftsarbeit, die den eigentlichen Verfahrenswert schafft.

BRYTER ermöglicht es Insolvenzteams, regelbasierte und KI-gestützte Workflows für rechtliche Aufnahme, Triage, Red-Flag-Reviews und Massenforderungsbearbeitungsmuster zu entwickeln. Der Wert liegt in der Operationalisierung wiederkehrender Prozesse: geführte Workflows, die Konsistenz sicherstellen, menschliche Fehlerrisiken reduzieren und erfahrene Teammitglieder für wertvollere Aufgaben freisetzen. Ein praktisches Beispiel: Statt dass jedes Teammitglied Gläubigerverteilungsmitteilungen manuell berechnet und formatiert, führt ein BRYTER-Workflow den Prozess, wendet die korrekten Rechtsparameter an, markiert Ausnahmen zur Prüfung und produziert ein konsistentes Ergebnis zur Freigabe. Über ein volles Fallportfolio summieren sich die Zeit- und Qualitätsgewinne zu einem spürbaren Wettbewerbsvorteil.

Luminance – Investigationsunterstützung für komplexe, datenreiche Verfahren

Nicht alle Insolvenzverfahren sind unkomplizierte Abwicklungen. Fälle mit Verdacht auf Insolvenzstraftaten, Vermögensverschiebungen oder komplexen Mehrgesellschaftsstrukturen erfordern eine andere Art der Dokumentenanalyse: eine, die Muster erkennt, Anomalien sichtbar macht und große unstrukturierte Datensätze konsistent verarbeitet. Hier stoßen generische Dokumenten-Tools an ihre Grenzen.

Luminance ist eine KI-Plattform für den Rechtseinsatz, die für investigationsgerechte Dokumentenanalyse entwickelt wurde, mit besonderem Fokus auf Konsistenz und Verteidigbarkeit über große Datensätze hinweg. Das Tool kann unstrukturierte Korrespondenz, interne Kommunikation und Finanzdokumente verarbeiten, um Ermittlungsansätze, Verbindungen und Muster zu identifizieren, die in einer linearen manuellen Prüfung möglicherweise nicht sichtbar werden. Für einen Insolvenzverwalter, der das Verhalten eines Geschäftsführers in einem Verfahren wegen Insolvenzverschleppung untersucht, kann Luminance Jahre an E-Mail-Korrespondenz und Finanzkommunikation auswerten, um ermittlungsrelevante Muster zu identifizieren – schneller und umfassender als im manuellen Verfahren. Der Fokus auf Auditierbarkeit bedeutet, dass der Ermittlungsverlauf so dokumentiert wird, dass er bei Bedarf in gerichtlichen Verfahren verwertbar ist.

Empfohlener KI-Tool-Stack für Insolvenzverwalter

Die oben beschriebenen Tools sind für sich genommen wertvoll. Insolvenzverfahren, die eine kohärente KI-Infrastruktur aufbauen wollen, müssen aber vor allem verstehen, wie diese Tools zusammenwirken – und was rundherum gehört. Auf Basis unserer Erfahrung aus zahlreichen KI-Implementierungen bei Rechts- und Finanzfachleuten empfehlen wir folgenden Tool-Stack, der den gesamten operativen Verlauf eines Insolvenzverfahrens abdeckt.

Der Kern-Stack

Für Meeting-Dokumentation und Aufgabenmanagement übernimmt Sally AI die strukturierte Protokollierung und Aufgabenverfolgung über alle Verfahrenskommunikationen hinweg. Für Stakeholder-Kommunikation im großen Maßstab liefert Stretto Conductor die Workflow-Infrastruktur für volumenreiche Gläubigerinteraktionen. Für Dokumentenprüfung und Ermittlungen deckt die Kombination aus Relativity aiR für großflächiges, verteidigbares Triage und Luminance für investigationsintensive Fälle das gesamte Spektrum der Dokumentenkomplexität ab. Für Vertragsanalyse übernimmt Litera Kira die Extrahierung von Verpflichtungen und die Red-Flag-Prüfung. Für Prozessstandardisierung und administrative Workflows reduziert BRYTER den Overhead repetitiver Aufgaben über den gesamten Verfahrenszyklus.

Die verbindende Ebene

Ein Tool-Stack ist nur so leistungsfähig wie die Infrastruktur, die ihn verbindet. Für Datenintegration und Workflow-Automatisierung zwischen Tools ohne native Schnittstellen bieten sich Zapier oder Make (ehemals Integromat) an – zum Beispiel, um Sally-AI-Aufgaben in ein Fallmanagement-System zu übertragen oder BRYTER-Workflows aus Stretto-Kommunikationen auszulösen. Für Verfahrens- und Aktenmanagement bietet eine Plattform wie Clio oder HighQ die zentrale Fallakte, um die herum KI-Tool-Outputs organisiert werden sollten. Für sichere Dokumentenablage und Zugriffsmanagement stellt ein Tool wie NetDocuments oder iManage sicher, dass Verfahrensdatensätze mit den Zugriffskontrollen und Prüfpfaden verwaltet werden, die für rechtlich sensibles Material erforderlich sind.

Was eine CRM-Ebene hinzufügt

Insolvenzverwalter, die laufende Geschäftsbeziehungen mit Banken, Private-Equity-Häusern und Unternehmenskunden pflegen, profitieren von einer schlanken CRM-Ebene. HubSpot oder Salesforce sind die gängigsten Optionen in diesem Marktsegment. Das CRM ersetzt kein Aktenmanagement-Tool, schließt aber die Lücke bei Business-Development, Beziehungshistorie und Mandatsherkunft, die Fallmanagement-Tools nicht gut abbilden.

Ein Hinweis zur Governance

Aus unserer Arbeit bei zahlreichen KI-Implementierungen im Rechts- und Finanzbereich ist der wichtigste nicht-technische Erfolgsfaktor eine klare interne Richtlinie darüber, was als „operativer Entwurf" und was als „Rechtsdokument" gilt. KI-Outputs, die in Gerichtseingaben, Gläubigerbescheide oder rechtsverbindliche Kommunikation einfließen, müssen vor der Verwendung einen menschlichen Prüfungsschritt durchlaufen. Das ist keine Einschränkung der Tools – es ist gute Berufspraxis, und die besten KI-Implementierungen, die wir begleitet haben, verankern diesen Schritt im Workflow, anstatt ihn dem Ermessen einzelner Teammitglieder zu überlassen.