Question 1

Ist Meeting-Transkription mit § 203 StGB überhaupt vereinbar?

Accepted Answer

Ja. Seit der Reform von § 203 Abs. 3 StGB im Jahr 2017 dürfen Berufsgeheimnisträger explizit externe Dienstleister einsetzen, sofern diese vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind und nur den Zugriff bekommen, der für die Leistungserbringung nötig ist. Sally erfüllt diese Voraussetzung über einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO), eine separate Verschwiegenheitsverpflichtung und ein technisches Zugriffskonzept. Mitarbeiter, die mit Mandantendaten in Berührung kommen könnten, sind nach § 203 Abs. 4 StGB strafrechtlich gleichgestellt.

Question 2

Funktioniert die Transkription auch bei Vor-Ort-Terminen und Telefonaten?

Accepted Answer

Ja. Online-Meetings in Teams, Zoom, Google Meet und Webex laufen direkt im Browser. Vor-Ort-Termine im Besprechungsraum und Telefonate werden über die Mobile-App aufgezeichnet — Smartphone diskret auf dem Tisch oder per Lautsprecher beim Telefonat. Die Transkriptionsqualität ist in beiden Fällen vergleichbar.

Question 3

Müssen Mandanten der Aufzeichnung zustimmen?

Accepted Answer

Ja, sowohl datenschutzrechtlich (Art. 6 DSGVO) als auch berufsrechtlich. Sally stellt eine Standardformulierung und einen Einwilligungs-Hinweis bereit, der zu Beginn jedes Termins eingeblendet bzw. eingesprochen werden kann. Optional lassen sich vor dem Termin automatische E-Mails an alle Teilnehmer versenden, in denen sie explizit zustimmen oder ablehnen können — damit ist die Einwilligung schon dokumentiert, bevor das Gespräch überhaupt beginnt. Erfahrungsgemäß ist die Akzeptanz hoch, sobald Mandanten verstehen, dass die Aufnahme der besseren Dokumentation ihres eigenen Anliegens dient — nicht der Überwachung.

Question 4

Was, wenn ein Mandant die Aufzeichnung ablehnt?

Accepted Answer

Dann verlässt Sally das Gespräch. In Online-Meetings genügt der Sprachbefehl „opt out" — die KI kickt sich selbst aus dem Termin und der Termin findet wie früher statt. Das Recht des Mandanten, die Aufzeichnung zu verweigern, ist berufs- und datenschutzrechtlich vorausgesetzt. Erfahrungsgemäß lehnen weniger als 5 % der Mandanten ab, wenn der konkrete Mehrwert (lückenlose Dokumentation, schnellere Bearbeitung, weniger Rückfragen) erklärt wird.

Question 5

Wie genau ist die Transkription bei Steuer-Fachbegriffen?

Accepted Answer

Sally ist mit branchenspezifischem Vokabular trainiert. Begriffe wie „§ 7g EStG", „Vorsteuerabzug aus Reisekosten", „Investitionsabzugsbetrag", „Soll- vs. Ist-Besteuerung", „Riester-Förderung" werden korrekt erkannt — nicht zu „Paragraph sieben G" verstümmelt. Kanzleispezifische Begriffe (Mandanten-Aliase, interne Kürzel, Spezialformen) lassen sich zusätzlich hinterlegen, damit auch „Müller-Holding GmbH" oder „BWA Kowalski Q3" sauber transkribiert werden.

Question 6

Wer in der Kanzlei profitiert von Meeting-Transkription?

Accepted Answer

Die Steuerberater sparen 30–60 Minuten Nachbereitungszeit pro Mandantentermin. Steuerfachangestellte und Bilanzbuchhalter bekommen strukturierte Aufgabenlisten — und müssen seltener im Gespräch nachfragen. Die Kanzleileitung gewinnt einen revisionssicheren Beratungsnachweis. Die Kostenstruktur skaliert mit der Kanzleigröße — von der Einzelkanzlei bis zur Sozietät mit 50+ Mitarbeitern.

Question 7

Was passiert mit den Aufzeichnungen nach der Verarbeitung?

Accepted Answer

Aufzeichnungen werden standardmäßig nicht automatisch gelöscht — sie bleiben in Sally verfügbar, damit du sie später noch einmal anhören, neu zusammenfassen oder als Beleg nutzen kannst. Wenn du Aufnahmen automatisch nach dem Termin oder nach einer festen Aufbewahrungsfrist löschen lassen möchtest, lässt sich das pro Mandant oder kanzleiweit flexibel einstellen. Die strukturierten Protokolle und Aufgaben bleiben so lange in Sally, wie die Kanzlei sie braucht, und können jederzeit exportiert oder gelöscht werden (Art. 17 DSGVO). Auf Wunsch lässt sich auch eine automatische Archivierung in dein DMS einrichten.

Question 8

Wie lange dauert die Einführung in der Kanzlei?

Accepted Answer

Schnell: Account anlegen und direkt das erste Meeting mitschreiben lassen — kein Setup-Zwang, kein Wartezimmer. Wer es lieber gemeinsam einrichtet, bucht einen kostenlosen 30-Minuten-Einführungscall, in dem wir Mandanten-Stammdaten, Vorlagen und Übergaben zusammen aufsetzen. Die Plattform ist bewusst einfach gehalten, damit das Team auch ohne technisches Vorwissen sofort loslegen kann.

Meeting-Transkription für Steuerberater

Spare 30 Minuten pro Mandantengespräch: Dank automatischer Protokollierung.

So funktioniert Meeting-Transkription in deiner Kanzlei

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Kein Mandantengespräch mehr ohne Sally

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Andere transkribieren. Sally versteht Steuerrecht.

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Häufige Fragen aus Steuerkanzleien