Das Transkript, das nach dem Meeting weiterlief
Im September 2024 saß der Machine-Learning-Entwickler Alex Bilzerian in einem Zoom-Call mit einer Venture-Capital-Gesellschaft. Nach dem Termin kam automatisch das Transkript per Mail, wie bei Otter.ai üblich. Nur enthielt dieses Transkript mehrere Stunden Gespräch, die nach dem offiziellen Ende des Calls aufgezeichnet worden waren, darunter die internen Diskussionen der Investoren. Bilzerian machte den Fall auf X öffentlich, und daraus wurde einer der wichtigsten Rechtsstreits der KI-Branche.
Heute steht Otter.ai in Kalifornien in einer Sammelklage, in der es im Kern um eine einzige Frage geht: Darf ein KI-Notetaker mithören, wenn nur der Gastgeber zugestimmt hat? Der Fall handelt nicht davon, ob Meetingbots erlaubt sind, sondern davon, wie ein Bot in ein Meeting kommt.
Aus einem Vorfall wurden vier Klagen
Am 15. August 2025 reichte Justin Brewer die erste Sammelklage gegen Otter.ai beim US-Bundesgericht für den nördlichen Bezirk von Kalifornien ein, bis September folgten drei weitere Verfahren. Am 22. Oktober 2025 fasste Richterin Eumi K. Lee sie zusammen: In re Otter.AI Privacy Litigation, Az. 5:25-cv-06911-EKL. Die konsolidierte Klageschrift liegt seit dem 5. Dezember 2025 vor.
Bemerkenswert ist die Konstellation der Kläger: Brewer, Jasper Walker, Michael Walker, Chaka Theus und Nadine Winston waren nach eigener Darstellung gar keine Otter-Kunden. Sie saßen in Meetings, zu denen jemand anderes den Notetaker mitgebracht hatte. Nicht der zahlende Nutzer klagt, sondern die Menschen am anderen Ende der Leitung.
Worauf sich die Kläger berufen
Zentral sind der Federal Wiretap Act als Teil des Electronic Communications Privacy Act (18 U.S.C. §§ 2510 bis 2522) und der California Invasion of Privacy Act mit den Paragrafen 631 und 632, die für Aufnahmen die Zustimmung aller Gesprächsteilnehmer verlangen. Dazu kommen Ansprüche nach dem Computer Fraud and Abuse Act, dem Unfair Competition Law und wegen Eingriffs in die Privatsphäre. Der zweite große Vorwurf: Otter habe nicht offengelegt, dass die Mitschnitte in das Training der Spracherkennung und der Machine-Learning-Modelle geflossen sind.
Die möglichen Summen erklären, warum die Branche so genau hinsieht. Der California Invasion of Privacy Act sieht 5.000 US-Dollar pro Verstoß oder den dreifachen tatsächlichen Schaden vor, der Federal Wiretap Act den höheren Betrag aus 10.000 US-Dollar pro Verstoß oder 100 US-Dollar pro Tag.
Otters Verteidigung und der Stand des Verfahrens
Otter.ai stellte am 20. Januar 2026 einen Antrag auf Abweisung der Klage. Das zentrale Argument: Der Notetaker sei kein heimlich mithörender Dritter, sondern eine Verlängerung des Gastgebers, der das Meeting ohnehin führt. Nach dieser Lesart wird keine Kommunikation abgefangen. CEO Sam Liang sagte im Oktober 2025 gegenüber TechCrunch, das Unternehmen stehe "on the right side of history": Wenn KI helfen solle, müsse man KI in die Meetings lassen.
Der Meetingbot ist nicht das Problem
Die schnelle Lehre lautet in vielen Kommentaren: Meetingbots sind ein Rechtsrisiko, also besser weg damit. Das ist die falsche Lehre. Nicht die Existenz des Bots wird Otter vorgeworfen, sondern dass er in Meetings mitlief, in denen nicht alle Beteiligten das erlaubt hatten. Das ist ein Zustimmungsproblem, kein Technikproblem.
Ein sichtbarer Bot ist ehrlicher als eine unsichtbare Aufnahme
Ein Bot, der als Teilnehmer im Meeting auftaucht, hat einen unterschätzten Vorteil: Jeder im Raum sieht, dass mitgeschrieben wird. Der Name steht in der Teilnehmerliste, oft ist auch erkennbar, wer ihn eingeladen hat. Werkzeuge, die den Systemton im Hintergrund abgreifen, erscheinen dagegen in keiner Teilnehmerliste, und die anderen haben keine Chance zu erkennen, dass aufgezeichnet wird. Otters Bot war übrigens sichtbar, deshalb dreht sich die Klage auch nicht um Sichtbarkeit.
Der Vorwurf betrifft die Voreinstellung, nicht die Technik
Was die Klage schildert, ist eine Kette von Standardeinstellungen, die sich gegen die anderen Teilnehmer auswirkte. Der Notetaker trat automatisch Kalender-Meetings bei, sobald der Gastgeber ein Otter-Konto hatte, und fragte die übrigen Teilnehmer nicht um Erlaubnis. Wer kein Otter-Konto hatte, bekam laut Klage kaum oder keinen Hinweis darauf, dass der Mitschnitt zusätzlich zur Produktverbesserung genutzt wird. Und im auslösenden Vorfall lief die Aufnahme nach dem Termin weiter.
Jeder dieser Punkte ist eine Produktentscheidung, keine technische Notwendigkeit. Weder das deutsche noch das kalifornische Recht verbietet, ein Gespräch aufzuzeichnen, beide verbieten es ohne Wissen und Zustimmung der Beteiligten. Die relevante Frage lautet also nie "Bot ja oder nein", sondern: Wusste es jeder, und war jeder einverstanden?
Warum botlose Tools das Problem nur verschieben
Einige Anbieter vermarkten seit der Klagewelle "kein Bot im Meeting" als Datenschutz-Feature. Das ist Marketing, nicht Jura. Aufgezeichnet wird in beiden Fällen, nur die Sichtbarkeit fällt weg. Umgekehrt gilt aber auch: Ein sichtbarer Bot ersetzt die Ankündigung nicht. Dass ein Teilnehmer namens "Notetaker" in der Liste steht, heißt nicht, dass jeder es bemerkt und akzeptiert hat.
Was der Fall für deutsche Unternehmen bedeutet
Die Klage läuft in Kalifornien, die Konsequenzen sind hier aber schärfer, nicht milder. In Deutschland kommen Strafrecht und Datenschutzrecht zusammen, und beide betreffen auch dich als Nutzer, der den Notetaker ins Meeting bringt.
§ 201 StGB macht die heimliche Aufnahme zur Straftat
Wer das nicht öffentlich gesprochene Wort eines anderen ohne dessen Einwilligung aufnimmt, verwendet oder weitergibt, riskiert Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe. Das trifft die handelnde Person, nicht nur eine Firma, und ein Diktiergerät wäre genauso erfasst wie ein Bot. Entscheidend ist die Einwilligung: Werden die Teilnehmer vorab klar informiert und nehmen anschließend weiter teil, wird darin überwiegend eine konkludente Einwilligung gesehen. Intern genügt daher meist ein deutlicher Hinweis zu Beginn, bei Externen solltest du ausdrücklich zustimmen lassen. Formulierungsbeispiele stehen im Artikel dazu, was beim Aufzeichnen von Meetings in Deutschland erlaubt ist.
Die DSGVO verlangt mehr als einen Bot in der Teilnehmerliste
Stimmen sind personenbezogene Daten, ein Transkript ist eine Verarbeitung. Damit greifen Art. 5 Abs. 1 lit. a (Transparenz), Art. 13 (Informationspflicht), Art. 6 (Rechtsgrundlage) und Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitungsvertrag). Und der Punkt, den Otter nach eigener Darstellung dem Gastgeber überlässt, ist genau der, den Aufsichtsbehörden beim Verantwortlichen suchen: Ein Vertrag, der die komplette Einwilligungslast auf den Nutzer schiebt, entlastet den Anbieter nicht automatisch. Wie sich Otter im Detail aufstellt, ordnet unser Artikel zu Otter.ai und DSGVO ein.
Trainingsdaten und Serverstandort
Der Trainingsvorwurf hat den längeren Nachhall. Wenn Mitschnitte in Modelltraining fließen, verlässt der Inhalt den Zweck, für den er erhoben wurde, was eine eigene Rechtsgrundlage braucht und regelmäßig mit Verschwiegenheitspflichten kollidiert. Für Berufsgeheimnisträger wie Steuerberater, Anwälte oder Ärzte ist das ein Ausschlusskriterium.
Dazu kommt die Rechtsordnung, die du mit dem Anbieter einkaufst. Otter verarbeitet nach eigenen Angaben überwiegend auf US-Servern, und die USA gelten nach Schrems II nicht als sicheres Drittland, während der CLOUD Act Zugriffswege eröffnet, die europäische Verträge nicht abschalten können. Warum der Serverstandort bei Meeting-Tools mehr ist als ein Häkchen im Datenblatt, haben wir separat aufgeschrieben.
Woran du ein rechtlich sauberes Setup erkennst
Die Übersicht trennt das, was in Kalifornien gerade verhandelt wird, von dem, was unstrittig in Ordnung ist. Sie taugt als Prüfraster für jedes Tool, nicht nur für Otter.
| Kriterium | Riskant | Unproblematisch |
|---|---|---|
| Beitritt zum Meeting | Bot tritt automatisch jedem Kalendertermin bei | Bot kommt nur auf ausdrückliche Einladung |
| Sichtbarkeit | Aufnahme im Hintergrund, kein Eintrag in der Teilnehmerliste | Benannter Teilnehmer, für alle sichtbar |
| Einwilligung | Nur der Gastgeber hat zugestimmt | Ankündigung zu Beginn, Externe stimmen ausdrücklich zu |
| Ende der Aufnahme | Mitschnitt läuft nach dem Termin weiter | Aufnahme endet mit dem Meeting |
| KI-Training | Mitschnitte verbessern per Voreinstellung das Produkt | Training auf Kundendaten vertraglich ausgeschlossen |
| Serverstandort | USA, CLOUD-Act-Zugriff möglich | Deutschland oder EU, Auftragsverarbeitungsvertrag vorhanden |
| Verteilung des Transkripts | Automatischer Mailversand an alle Adressen im Termin | Zugriff über Rollen und Rechte gesteuert |
Sechs Regeln für den Umgang mit KI-Notetakern
Keine dieser Regeln braucht ein Rechtsprojekt. Zusammen kosten sie zwei Minuten pro Meeting und nehmen dir das Risiko, um das gerade gestritten wird.
- Ankündigen, bevor der Bot läuft: "Ich lasse unseren KI-Assistenten mitschreiben, wenn jemand das nicht möchte, schalte ich ihn aus." Zehn Sekunden, die aus einer heimlichen eine offene Aufnahme machen.
- Bei Externen aktiv zustimmen lassen: Bei Kunden, Bewerbern und Betriebsräten reicht Schweigen nicht, weil du nicht belegen kannst, dass der Hinweis angekommen ist.
- Den Bot sichtbar lassen: Sichtbarkeit ist keine Schwäche, sondern der Beweis, dass niemand getäuscht wurde.
- Das Ende der Aufnahme kontrollieren: Der Otter-Vorfall entstand nach dem Meeting. Alles, was nach dem Verabschieden noch im Protokoll steht, ist ein Fehler mit Ansage.
- KI-Training schriftlich ausschließen: Nicht nur Foundation-Model-Training abfragen, sondern auch Telemetrie, Feedback-Schleifen und Review-Prozesse, und das Ergebnis in den Auftragsverarbeitungsvertrag schreiben. Die DSGVO-Checkliste für KI-Meeting-Tools listet die Fragen auf, an denen Anbieter unscharf werden.
- Sensible Gespräche ausnehmen: Kündigungen, Krankheitsthemen, Ermittlungen. Ein Tool muss nicht in jedem Termin laufen, um sich zu rechnen.
Wie Sally den Konflikt vermeidet
Sally ist ein KI-Meeting-Assistent der Aliru GmbH aus Mannheim und arbeitet nach dem Einladungsprinzip. Der Bot erscheint in Google Meet, Zoom, Microsoft Teams und Webex, aber nur wenn du ihn holst, etwa indem du invite@sally.io in den Termin einlädst, und steht dabei sichtbar in der Teilnehmerliste. Aus dem Transkript entstehen Zusammenfassung, Entscheidungen und Aufgaben, in 99+ Sprachen und mit Anbindung an 8.000+ Tools. Beim Datenschutz liegen die Unterschiede genau an den umstrittenen Punkten: Gehostet wird ausschließlich in Deutschland, KI-Training auf Kundendaten ist vertraglich ausgeschlossen, ein Auftragsverarbeitungsvertrag gehört zum Standard. Details dazu auf der Seite zu DSGVO und Sicherheit und zur KI-Transkription von Meetings.
Und weil auch das zur Ehrlichkeit gehört: Sally nimmt dir die Ankündigung nicht ab. Kein Anbieter kann für dich die Einwilligung deiner Gesprächspartner einholen. Deutsches Hosting schützt vor dem Drittlandrisiko, nicht vor § 201 StGB. Bei Präsenzterminen läuft die Aufnahme über die Handys der Teilnehmer, die sichtbar auf dem Tisch liegen, was laut Sally mit mehreren Geräten bis zu 98,8 % Genauigkeit erreicht.
Fazit: Einladen statt hineinschleichen
Die Otter-Sammelklage ist kein Argument gegen KI-Notetaker, sondern gegen Notetaker, die ohne Wissen und Zustimmung aller Beteiligten mitlaufen. Der Unterschied zwischen einem sauberen und einem riskanten Setup liegt in drei Entscheidungen: Der Bot kommt nur auf Einladung, die Aufnahme wird angekündigt, und die Mitschnitte werden nicht zu Trainingsmaterial. Fairerweise gilt auch: Otters Erkennung ist stark und das Produkt ausgereift, gestritten wird über Voreinstellungen und Rechtsordnung. Wer deswegen wechseln will, findet im Vergleich der Otter.ai Alternativen die Kandidaten mit europäischem Hosting.
Wer die drei Punkte beherzigt, bekommt die Vorteile ohne die Schlagzeilen: Protokolle, die von selbst entstehen, Aufgaben, die nicht vergessen werden, und Wissen, das im Unternehmen bleibt. Sally kannst du 30 Tage kostenlos testen, danach beginnen die Tarife bei 8 € pro Monat.
