So schreibt man Besprechungsprotokolle (mit kostenlosen Vorlagen)

Sitzungsprotokolle klingen auf den ersten Blick langweilig, sind aber tatsächlich eines der nützlichsten Werkzeuge in jeder Organisation. Sie sind im Grunde die schriftliche Aufzeichnung dessen, was passiert ist, was entschieden wurde und was als Nächstes geschehen muss. Wenn du schon einmal eine Besprechung verlassen hast und dir dachtest: „Moment, worauf haben wir uns eigentlich geeinigt?“, dann ist das genau das Problem, das gute Protokolle lösen. Wir empfehlen, den vollständigen Artikel zu lesen, um ein Gefühl für Sitzungsprotokolle zu bekommen. Am Ende findest du erprobte Vorlagen, die bereits tausendfach in Sally genutzt wurden, kostenlos zum Download.

Zentrale Elemente eines Sitzungsprotokolls

Die Idee ist, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Kurze und präzise Notizen sind das Ziel. Alles, was darüber hinausgeht, musst du nicht hinzufügen. Denk daran: „Ist es wahrscheinlich, dass jemand das in einer Woche oder einem Monat nachlesen möchte?“ Wenn ja, schreib es auf. Wenn nein, lass es weg.

Details zur Sitzung und Teilnehmer

Starte mit den Grundlagen: Datum, Uhrzeit und Ort (oder Zoom-/Teams-Link, wenn es online war). Danach notiere, wer teilgenommen hat und wer nicht. Manchmal lohnt es sich auch, Gäste oder externe Personen aufzuführen. Das schafft Kontext und hilft später, falls jemand wissen möchte, wer bei einer Entscheidung im Raum war oder an wen man sich mit Rückfragen wenden kann.

Tagesordnungspunkte und Diskussion

Protokolle müssen nicht jedes einzelne Wort festhalten. Die Idee ist, die wichtigsten Punkte, Entscheidungen und Aufgaben an einem Ort zu dokumentieren. Konzentriere dich auf die Tagesordnungspunkte und fasse die Kernaussagen der Diskussion zusammen. So kann jemand beim späteren Lesen nachvollziehen, was behandelt wurde, ohne ein Transkript durchgehen zu müssen.

Entscheidungen, Anträge und Abstimmungen

Jede in der Sitzung getroffene Entscheidung muss klar festgehalten werden. In formelleren Sitzungen (wie Vorstandssitzungen oder Ausschusstreffen) solltest du außerdem notieren, wer etwas vorgeschlagen hat, wer zugestimmt hat und wie die Abstimmung ausgegangen ist. In weniger formellen Team-Meetings reicht es, das Ergebnis der Einigung zu dokumentieren.

Aufgaben und nächste Schritte

Das ist der wichtigste Teil. Was muss als Nächstes passieren, wer ist verantwortlich und bis wann? Liste die Aufgaben so auf, dass keine Zweifel bleiben. Ein guter Trick ist, sie fett hervorzuheben oder am Ende in einer einfachen Checkliste darzustellen.

Best Practices für das Schreiben von Sitzungsprotokollen

Vorbereitung vor der Sitzung

Geh mit einem Plan in die Besprechung. Hab die Agenda und eine Protokollvorlage bereit. Wenn du schon weißt, wer teilnimmt, notiere die Namen im Voraus. So kannst du dich während der Sitzung auf die Diskussion konzentrieren, anstatt Details hinterherzujagen.

Worauf du beim Mitschreiben achten solltest

Versuche nicht, alles Wort für Wort zu notieren. Halte die wichtigsten Punkte, Entscheidungen und Aufgaben fest. Bleib dabei objektiv – Protokolle sind nicht der Ort für persönliche Meinungen oder Nebenbemerkungen. Schreib die Dinge so auf, dass niemand widersprechen könnte. Du dokumentierst, du bewertest oder brainstormst nicht.

Protokoll verfassen und teilen nach der Sitzung

Schreib das Protokoll so schnell wie möglich nach der Besprechung, solange alles noch frisch ist. Überarbeite deine Notizen, überprüfe die Schreibweise von Namen und formatiere alles übersichtlich. Verschick das Protokoll dann zeitnah. Aufgaben werden eher erledigt, wenn die Teilnehmer die Informationen schnell bekommen.

Fehler, die du vermeiden solltest

• Kein Transkript schreiben
• Keine Aufgaben weglassen
• Keine persönlichen Kommentare hinzufügen
• Nicht zu lange warten, um das Protokoll fertigzustellen

Tipps und Tricks für bessere Protokolle

Warum Vorlagen und Strukturen so hilfreich sind

Starte nicht jedes Mal bei null. Nutze eine Word-Vorlage oder eine Standardstruktur, die zu deiner Organisation passt. Das macht dich schneller und sorgt für Konsistenz.

Formatierung, damit es leicht lesbar ist

Nutze Überschriften, Aufzählungen und fett markierte Texte für besonders wichtige Punkte. Niemand möchte eine Textwand lesen. Achte darauf, dass Aufgaben klar hervorgehoben sind.

Wie du Aufgaben klar erfasst

Schreibe Aufgaben immer im gleichen Format auf:

• Was erledigt werden muss
• Wer dafür verantwortlich ist
• Bis wann es erledigt sein muss

Zum Beispiel: „John erstellt den Budgetentwurf bis Freitag.“

Sicherstellen, dass Aufgaben wirklich verfolgt werden

Protokolle sind nur dann nützlich, wenn sie zu Taten führen. Überprüfe in der nächsten Sitzung die offenen Punkte. Notiere, wer Aufgaben erledigt hat (und wer nicht). Manche Teams führen sogar ein fortlaufendes „Action Log“, das ans Protokoll angehängt wird. Damit nutzen sie ihre Sitzungsprotokolle gleichzeitig als To-do-Liste. Es ist klug, alles an einem Ort zu bündeln.

Vorlagen und Formate für Sitzungsprotokolle

Formelle Sitzungen wie Vorstand, Ausschüsse oder Hauptversammlungen

Hier gibt es meist eine feste Struktur: Eröffnung, Teilnehmer, Genehmigung des letzten Protokolls, Berichte, alte Themen, neue Themen, Anträge/Abstimmungen und Beendigung. Die Details sind hier wichtig, da die Protokolle als rechtliche Dokumente dienen.

Informelle oder interne Teammeetings

Für Projekt- oder Team-Meetings braucht es nicht so viel Formalität. Liste die Themen, fasse die Diskussion zusammen, notiere Entscheidungen und ergänze die Aufgaben.

Kunden- und externe Meetings

Hier können Protokolle gleichzeitig als Nachweis dienen, was zugesagt wurde. Nimm Ziele, die wichtigsten Punkte und konkrete Ergebnisse auf. Diese Protokolle sollten sorgfältig formuliert sein, da sie oft außerhalb des Unternehmens geteilt werden.

Fertige Word- und Textvorlagen

Es gibt viele kostenlose Vorlagen online (Microsoft Office, Vertex42 usw.), aber die beste ist die, die du an deine Bedürfnisse anpasst. Starte einfach und passe sie mit der Zeit an.

Wie man Sitzungsprotokolle automatisiert

Wie KI-Transkription und Zusammenfassungen funktionieren

KI-Tools können heute an Meetings teilnehmen, alles transkribieren, eine Zusammenfassung mit Entscheidungen und Aufgaben erstellen und diese direkt in dein Tool für Aufgabenmanagement integrieren. Es ist, als hättest du einen Assistenten, der nie ein Detail verpasst.

Sally.io als Meeting-Assistent nutzen

Sally ist ein gutes Beispiel. Du verbindest es mit deinem Kalender, es tritt automatisch deinen Meetings bei und danach erhältst du eine saubere Zusammenfassung mit Aufgaben und Entscheidungen. Du musst nicht einmal daran denken, Sally einzuladen – es erscheint automatisch, sobald dein Meeting startet.

Verknüpfung von Notizen mit Kalendern und Tools

Sally.io kann Aufgaben direkt in deine Task-Manager wie Asana oder Trello übertragen oder in Slack und Teams integrieren. So bleiben die Aufgaben nicht nur im Protokoll, sondern werden Teil deines Workflows.

Warum ein kurzer menschlicher Check trotzdem wichtig ist

Auch mit KI solltest du die Zusammenfassung kurz durchlesen. Korrigiere Namen, überprüfe Fachbegriffe und stell sicher, dass die Entscheidungen korrekt formuliert sind. KI kann naturgemäß keine 100 % Genauigkeit erreichen, daher lohnt sich ein schneller Check. Denk daran wie an das Bearbeiten eines Entwurfs statt an das Schreiben von Grund auf.

Vergiss jedoch nicht: KI-Tools werden schnell besser. Sally erreicht zum Beispiel eine Genauigkeit von bis zu 96 % und liefert oft präzisere Notizen als Menschen. Gleichzeitig kannst du dich mit deinem Team ganz auf das Meeting konzentrieren.

Rechtliche und organisatorische Punkte

Sitzungsprotokolle als offizielle Dokumente

In vielen Organisationen sind Protokolle nicht nur Notizen – sie sind rechtliche Dokumente. Bei Vorständen und Ausschüssen können sie als Nachweis dienen, dass die Verantwortlichen ordnungsgemäß gehandelt und die richtigen Prozesse eingehalten haben.

Wie lange Protokolle aufbewahrt werden müssen

Abhängig von Land oder Branche kann es gesetzlich vorgeschrieben sein, Protokolle über Jahre hinweg aufzubewahren. In Großbritannien müssen Unternehmen zum Beispiel Vorstandssitzungen mindestens zehn Jahre lang dokumentieren. Eine saubere Dokumentation ist hier Pflicht.

Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen

Sei vorsichtig mit dem, was du aufschreibst. Notiere nicht jede hitzige Bemerkung oder jedes heikle Detail. Halte dich an die Fakten. Wenn ein Teil des Meetings vertraulich ist (wie eine Vorstandssitzung im kleinen Kreis), können diese Protokolle separat aufbewahrt werden.

Genehmigungsprozesse und Korrekturen

In der Regel werden Entwürfe direkt nach dem Meeting verschickt und dann in der nächsten Sitzung offiziell genehmigt. Wenn Korrekturen nötig sind, sollten diese gemeinsam beschlossen und dokumentiert werden.

Fazit

Sitzungsprotokolle sind nicht nur Papierkram – sie machen aus einem Gespräch ein verbindliches Follow-up mit klarer Verantwortlichkeit. Ob du sie von Hand schreibst, eine einfache Vorlage nutzt oder den Prozess mit einem Tool wie Sally.io automatisierst, das Ziel bleibt dasselbe: klare Aufzeichnungen darüber, was entschieden wurde und wer als Nächstes was erledigt. Wenn du das sauber umsetzt, fühlen sich Meetings deutlich produktiver an.