Interviews durchführen: Professionelle Techniken von A bis Z

Interviews sind eine der wichtigsten Methoden, um an wertvolle Informationen zu kommen – egal ob in der Wissenschaft, Marktforschung oder im Personalwesen. Trotz ihrer weiten Verbreitung bereiten Interviews vielen Menschen Kopfzerbrechen. Wie stelle ich die richtigen Fragen? Wie schaffe ich eine vertrauensvolle Atmosphäre? Und wie werte ich die Gespräche später richtig aus?

Diese Herausforderungen haben sich in den letzten Jahren noch verstärkt. Online-Interviews sind alltäglich geworden, ethische Anforderungen steigen und kulturelle Sensibilität wird immer wichtiger. Gleichzeitig bieten neue Technologien wie KI-gestützte Transkription spannende Möglichkeiten.

In diesem Artikel erfährst du, wie du Interviews von A bis Z professionell durchführst. Du lernst bewährte Techniken kennen, entdeckst hilfreiche Tools und bekommst praktische Tipps für typische Stolpersteine.

Vorbereitung von Interviews – Erfolgsfaktor für aussagekräftige Ergebnisse

Eine gute Vorbereitung ist das A und O für erfolgreiche Interviews. Hier entscheidet sich bereits, ob du später brauchbare Ergebnisse erhältst oder deine Zeit verschwendest.

Interviewziel und -format festlegen

Bevor du auch nur eine einzige Frage formulierst, musst du dir über dein Ziel klar werden. Willst du tiefe Einblicke in persönliche Erfahrungen gewinnen? Dann sind qualitative Interviews dein Werkzeug der Wahl. Suchst du nach messbaren Daten und Statistiken? Dann führt dein Weg zu quantitativen Interviews mit strukturierten Fragen.

Die Wahl des Formats hängt von deiner Zielgruppe ab. Persönliche Interviews schaffen die beste Vertrauensbasis und ermöglichen es dir, nonverbale Signale zu lesen. Allerdings sind sie zeitaufwändig und geografisch begrenzt. Online-Interviews via Zoom oder Microsoft Teams sind flexibler und kostengünstiger, können aber technische Hürden mit sich bringen. Telefoninterviews sind der Kompromiss – sie funktionieren auch bei schlechter Internetverbindung, verzichten aber auf visuelle Elemente.

Ein praktisches Beispiel: Wenn du Führungskräfte zu ihrer Arbeitsweise befragen möchtest, sind Online-Interviews often die beste Wahl. Sie sparen Reisezeit und ermöglichen es beschäftigten Managern, spontaner zuzusagen.

Erstellung eines Interviewleitfadens

Ein guter Interviewleitfaden ist wie eine Straßenkarte – er gibt dir Orientierung, lässt aber Raum für spontane Abzweigungen. Formuliere offene Fragen, die mit "Wie", "Warum" oder "Was" beginnen. Vermeide suggestive Fragen wie "Findest du nicht auch, dass...?"

Strukturiere deinen Leitfaden in Themenblöcke. Beginne mit einfachen, entspannten Fragen und arbeite dich zu komplexeren Themen vor. Plane bewusst Pausen ein, in denen du spontane Nachfragen stellen kannst. Oft entstehen die wertvollsten Erkenntnisse in diesen ungeplanten Momenten.

Ein Beispiel für eine gute Einstiegsfrage: "Erzähl mir von einem typischen Arbeitstag in deiner Position." Diese Frage ist offen, nicht bedrohlich und gibt dem Interviewten die Kontrolle über den Gesprächsbeginn.

Organisatorische und rechtliche Vorbereitung

Die DSGVO macht klare Vorgaben für Interviews. Du brauchst eine schriftliche Einwilligungserklärung, die erklärt, wofür die Daten verwendet werden und wie lange sie gespeichert werden. Informiere deine Interviewpartner auch über ihr Recht, die Teilnahme jederzeit zu beenden.

Teste deine technische Ausstattung im Vorfeld. Nichts ist peinlicher als ein Interview, das wegen technischer Probleme abbricht. Prüfe Mikrofon, Kamera und Internetverbindung. Bei wichtigen Interviews solltest du immer ein Backup-System haben – zum Beispiel ein zweites Aufnahmegerät oder eine alternative Internetverbindung.

Moderne Tools können dir die Organisation erheblich erleichtern. Digitale Kalendersysteme mit automatischen Erinnerungen reduzieren No-Shows. Interaktive Leitfäden ermöglichen es dir, während des Gesprächs direkt Notizen zu machen und Fragen anzupassen.

Durchführung von Interviews – Praxisnahe Tipps für einen erfolgreichen Gesprächsverlauf

Die Durchführung ist der Moment der Wahrheit. Hier zeigt sich, ob deine Vorbereitung gefruchtet hat und ob du die nötigen Gesprächsführungskompetenzen mitbringst.

Professioneller Umgang mit Interviewpartner*innen

Aktives Zuhören ist deine wichtigste Fähigkeit als Interviewer. Das bedeutet: Halte Blickkontakt, nicke bestätigend und fasse wichtige Punkte zusammen. Zeige echtes Interesse an den Antworten. Menschen merken sofort, ob du wirklich zuhörst oder nur deine Fragen abarbeitest.

Achte auf nonverbale Signale. Verschränkte Arme können Skepsis signalisieren, nervöses Tippen Ungeduld. Reagiere darauf, indem du deine Fragenstrategie anpasst oder eine kurze Pause einlegst.

Schaffe eine entspannte Atmosphäre. Beginne mit Small Talk, erkläre den Ablauf und betone, dass es keine "falschen" Antworten gibt. Ein warmes, authentisches Lächeln kann Wunder wirken.

Interviewtechniken und praktische Umsetzung

Meistere die Kunst der Nachfrage. Wenn jemand sagt "Das war schwierig", frage nach: "Können Sie mir ein konkretes Beispiel nennen?" Oder: "Was genau hat es schwierig gemacht?" Diese Nachfragen bringen oft die wertvollsten Erkenntnisse.

Schweigepausen sind dein Freund, nicht dein Feind. Viele Interviewer haben Angst vor Stille und springen zu schnell mit der nächsten Frage ein. Dabei nutzen Menschen diese Pausen oft, um ihre Gedanken zu sammeln und tiefere Antworten zu geben.

Dokumentiere geschickt während des Gesprächs. Kurze Stichworte sind besser als ausführliche Mitschriften, die dich vom Gespräch ablenken. Moderne Tools wie Sally können hier helfen – sie zeichnen automatisch auf, transkribieren und fassen die wichtigsten Punkte zusammen, sodass du dich vollständig auf das Gespräch konzentrieren kannst.

Besondere Anforderungen bei Online- und Telefoninterviews

Online-Interviews haben ihre eigenen Regeln. Sorge für gute Beleuchtung und einen ruhigen Hintergrund. Schaue direkt in die Kamera, nicht auf den Bildschirm – das wirkt natürlicher für dein Gegenüber.

Bei Telefoninterviews musst du nonverbale Kommunikation durch verbale Signale ersetzen. Sag öfter "Mmh", "Verstehe" oder "Das ist interessant", um zu zeigen, dass du aufmerksam zuhörst.

Nutze die Vorteile der Technik. Tools wie Zoom oder Microsoft Teams ermöglichen es, den Bildschirm zu teilen und bei Bedarf Dokumente zu zeigen. KI-gestützte Transkriptionsdienste können dabei helfen, das Gespräch automatisch zu dokumentieren und später zu analysieren.

Nachbereitung und Auswertung – Qualitative Daten effektiv nutzen

Das Interview ist vorbei, aber die eigentliche Arbeit beginnt jetzt erst. Eine gründliche Nachbereitung entscheidet darüber, ob du die wertvollen Erkenntnisse auch wirklich nutzen kannst.

Transkription und Dokumentation der Interviews

Die Transkription ist oft der unbeliebteste Teil des Interviewprozesses. Manuelle Transkription ist zeitaufwändig – für jede Stunde Interview musst du etwa vier bis sechs Stunden einplanen. Moderne Transkriptionssoftware wie Sally, Otter.ai oder Trint kann diese Zeit drastisch reduzieren.

Automatische Transkription ist schneller und kostengünstiger, aber nicht immer perfekt. Dialekte, Fremdwörter oder schlechte Audioqualität können zu Fehlern führen. Eine Hybridlösung funktioniert oft am besten: Automatische Transkription mit manueller Nachbearbeitung der wichtigsten Passagen.

Dokumentiere nicht nur das Gesagte, sondern auch den Kontext. Wie war die Stimmung? Gab es Ablenkungen? Diese Informationen können später bei der Interpretation helfen.

Analyse qualitativer Daten

Die Analyse beginnt mit der Codierung. Lies die Transkripte mehrfach und markiere wiederkehrende Themen. Aus diesen Codes entwickelst du übergeordnete Kategorien und Muster.

Spezialisierte Software wie MAXQDA oder NVivo erleichtert diesen Prozess erheblich. Sie ermöglicht es, große Datenmengen systematisch zu organisieren und Verbindungen zwischen verschiedenen Themen zu visualisieren.

Vergiss nicht, deine eigene Rolle zu reflektieren. Hast du bestimmte Antworten durch deine Fragen beeinflusst? Haben persönliche Vorurteile deine Interpretation gefärbt? Diese Selbstreflexion ist ein wichtiger Baustein für valide Ergebnisse.

Ethische Grundsätze und Datenschutz in der Nachbereitung

Behandle die Daten mit größter Sorgfalt. Speichere sie verschlüsselt und beschränke den Zugang auf autorisierte Personen. Anonymisiere Namen und andere identifizierende Informationen konsequent.

Halte dich an die vereinbarten Löschfristen. Wenn du zugesagt hast, die Daten nach sechs Monaten zu löschen, dann tue das auch. Vertrauen ist die Grundlage für ehrliche Interviews.

Informiere die Interviewten über wichtige Erkenntnisse, wenn das vereinbart wurde. Viele Menschen schätzen es, wenn sie erfahren, wie ihre Beiträge verwendet wurden.

Besondere Aspekte und Herausforderungen bei Interviews

Nicht jedes Interview verläuft reibungslos. Hier lernst du, wie du mit typischen Problemen umgehst und auch schwierige Situationen meisterst.

Umgang mit schwierigen Interviewpartnern und Situationen

Manchmal triffst du auf skeptische oder zurückhaltende Gesprächspartner. Baue Vertrauen durch Transparenz auf. Erkläre, warum ihre Meinung wichtig ist und wie die Erkenntnisse verwendet werden. Teile eventuell Ergebnisse früherer Studien, um zu zeigen, dass du seriös arbeitest.

Bei Sprechhemmungen hilft oft ein Perspektivwechsel. Statt "Wie beurteilen Sie..." frage "Wenn ein Kollege Sie fragen würde..." Diese Indirektheit kann Blockaden lösen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Personalleiter war zunächst sehr zurückhaltend, als es um kritische Bewertungen seiner Führungskräfte ging. Erst als der Interviewer betonte, dass die Erkenntnisse zur Verbesserung der Führungsqualität beitragen sollten, öffnete sich der Gesprächspartner.

Berücksichtigung kultureller Unterschiede

Kulturen unterscheiden sich stark in ihren Kommunikationsstilen. Während Deutsche oft direktes Feedback schätzen, bevorzugen Menschen aus anderen Kulturen möglicherweise indirekte Kommunikation. Informiere dich vorab über kulturelle Besonderheiten deiner Zielgruppe.

Passe deine Fragestellungen entsprechend an. Was in einer Kultur als höflich gilt, kann in einer anderen als aufdringlich empfunden werden. Die Bedeutung von Schweigepausen variiert ebenfalls stark zwischen Kulturen.

Bei internationalen Interviews solltest du auch Zeitzonenunterschiede und kulturelle Feiertage berücksichtigen. Ein Interview am Freitagnachmittag funktioniert nicht in allen Kulturen gleich gut.

Technologische Unterstützung im Interviewprozess

Moderne Technologie kann den gesamten Interviewprozess vereinfachen. Terminplanungstools wie Calendly reduzieren den Koordinationsaufwand. Digitale Einverständniserklärungen beschleunigen den Anmeldeprozess.

KI-basierte Anwendungen wie Sally revolutionieren die Nachbereitung. Sie können nicht nur transkribieren, sondern auch wichtige Themen identifizieren und Zusammenfassungen erstellen. Das spart Zeit und ermöglicht es dir, dich auf die Interpretation statt auf die Dokumentation zu konzentrieren.

Achte bei der Tool-Auswahl auf Datenschutzkonformität. Nicht alle internationalen Anbieter erfüllen die DSGVO-Anforderungen. Informiere dich über Serverstandorte und Datenverarbeitungsrichtlinien.

Fazit und Zusammenfassung

Interviews durchführen ist eine Kunst, die Vorbereitung, Empathie und technisches Know-how vereint. Die wichtigsten Erfolgsfaktoren sind eine gründliche Vorbereitung mit klaren Zielen, die Schaffung einer vertrauensvollen Gesprächsatmosphäre und eine systematische Nachbereitung.

Moderne Technologien wie KI-gestützte Transkription und Analyse-Tools können den Prozess erheblich vereinfachen und die Qualität der Ergebnisse verbessern. Gleichzeitig bleiben ethische Grundsätze und kulturelle Sensibilität unverzichtbar für professionelle Interviewführung.

Die größten Herausforderungen – von schwierigen Gesprächspartnern bis zu technischen Problemen – lassen sich mit der richtigen Vorbereitung und den passenden Strategien meistern. Wichtig ist, dass du kontinuierlich deine Fähigkeiten weiterentwickelst und offen für neue Methoden und Technologien bleibst.

Letztendlich geht es bei jedem Interview um Menschen und ihre Geschichten. Wenn du das im Blick behältst, wirst du nicht nur bessere Daten erhalten, sondern auch respektvolle und bereichernde Gespräche führen.